Что такое электронная транспортная накладная

С 1 января 2024 года транспортные накладные в России можно оформлять в электронном виде — это закреплено поправками в ФЗ-259 «Устав автомобильного транспорта». С сентября того же года ЭТрН полностью заменяет бумажный аналог: если оформлена электронная накладная, бумажная копия уже не нужна и не имеет самостоятельной юридической силы.

Рассказываем всё, что нужно знать транспортной компании, прежде чем переходить на новый формат.

Что такое ЭТрН и чем она отличается от сканированной накладной

Электронная транспортная накладная — это структурированный юридический документ в цифровом формате, подписанный квалифицированными электронными подписями (УКЭП) участников перевозки и зарегистрированный в ГИС ЭПД — государственной информационной системе электронных перевозочных документов.

Сканированная или сфотографированная бумажная накладная — это НЕ ЭТрН. Она не имеет юридической силы в качестве электронного перевозочного документа. ЭТрН — это документ, изначально созданный в цифровом виде по утверждённому формату.

Ключевое отличие — формат данных. ЭТрН создаётся по XML-формату, утверждённому Приказом Минтранса № 2/А. Данные структурированы, проверяются автоматически, доступны ГИБДД по QR-коду и налоговой по запросу.

Кто обязан применять ЭТрН

Электронная накладная требуется при перевозке грузов автомобильным транспортом по договору перевозки, если хотя бы одна из сторон сделки является юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем. Это означает:

Транспортные и логистические компании, выполняющие коммерческие перевозки
Грузовладельцы, которые нанимают перевозчиков
ИП-перевозчики на грузовом транспорте
Экспедиторские компании при наличии договора перевозки

Перевозки для собственных нужд (без заключения договора перевозки) в обязательный периметр не входят, но электронный формат доступен и для них.

Участники ЭТрН и их роли

В процессе оформления накладной участвуют три стороны — каждая подписывает документ в своей части:

Грузоотправитель — создаёт накладную, заполняет данные о грузе, маршруте, стоимости. Подписывает УКЭП.
Перевозчик — принимает задание, назначает водителя и транспортное средство. Подписывает УКЭП.
Грузополучатель — подтверждает получение груза. Подписывает УКЭП или простой ЭП в зависимости от формата взаимодействия.
Водитель — подписывает раздел о принятии груза и сдаче. Использует простую электронную подпись (ПЭП) через мобильное приложение.

Оператор ЭДО (например, TrexGo) обеспечивает техническую передачу документов между сторонами и их регистрацию в ГИС ЭПД. Если контрагент подключён к другому оператору — документ передаётся через роуминг.

Как выглядит процесс оформления ЭТрН

Рассмотрим стандартный сценарий шаг за шагом:

Грузоотправитель создаёт накладную в системе оператора — вводит данные о грузе, маршруте, перевозчике и условиях. Накладная автоматически проверяется на соответствие формату.
Перевозчик получает уведомление, назначает водителя и транспортное средство, подписывает свою часть УКЭП.
Водитель видит задание в приложении, принимает груз и подписывает раздел ПЭП. QR-код накладной доступен для проверки ГИБДД.
Грузополучатель принимает груз, подписывает акт приёмки. Накладная закрывается.
Данные автоматически передаются в ГИС ЭПД. Все участники получают финальный экземпляр документа.

Весь цикл от создания до закрытия накладной в TrexGo занимает от 5 до 15 минут. Бумажный аналог — от 2 до 5 часов с учётом распечатки, подписания, передачи и хранения.

Что происходит при проверке ГИБДД

Водитель предъявляет инспектору QR-код на экране смартфона. Инспектор сканирует код — у него мгновенно открывается карточка накладной в ГИС ЭПД. Вся информация о грузе, маршруте и участниках перевозки видна без необходимости проверять бумагу.

Если накладная не завершена (не подписана кем-то из участников) — это будет видно и может расцениваться как нарушение. Поэтому важно, чтобы все стороны подписали документ до начала рейса.

Хранение ЭТрН: ГИС ЭПД и архив оператора

После закрытия накладная хранится в двух местах: в ГИС ЭПД (государственный архив, бессрочно) и в системе оператора (TrexGo хранит документы весь срок действия договора и 5 лет после его окончания).

Вам не нужно организовывать бумажный архив, платить за хранение или беспокоиться о порче документов. Все накладные доступны в личном кабинете с поиском по дате, контрагенту, водителю или номеру ТС.

Частые ошибки при переходе на ЭТрН

На основе опыта подключения более 1500 компаний мы выделили типичные ошибки:

Нет УКЭП у грузополучателя. Накладная не может быть закрыта без подписи получателя. Решение: заранее договоритесь с контрагентами о получении УКЭП или подключите их к системе.
Водитель не установил приложение. Без мобильного приложения водитель не может подписать накладную в рейсе. Обучение занимает 20 минут.
Ошибки в реквизитах. Автозаполнение по ИНН снимает большую часть ошибок — используйте его.
Параллельная бумажная накладная. После перехода на ЭТрН не нужно дублировать документы на бумаге. Это лишняя работа, а не страховка.